Evenement organiseren, vergunning of melding

Een bruisend feest organiseren?

Oldenzalers zijn goed in het organiseren van bruisende en bourgondische feesten. Om evenementen goed te organiseren, is een goede voorbereiding nodig. Van locatie en uitnodiging tot drank en muziek. Ook is een evenement pas geslaagd als het goed en veilig verloopt. Daarom hoort het aanvragen van een evenementenvergunning of het melden van een klein evenement daar ook bij. Wij als gemeente helpen u hier graag bij.

Vergunning of melding

Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Dat kan zijn een braderie, hardloopwedstrijd of een straatfeest maar ook een kermis of een carnavalsoptocht. Wij onderscheiden twee verschillende soorten evenementen: vergunningplichtige evenementen en de melding klein evenement. Deze kennen elk een andere procedure.

Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Als u geen evenement of klein evenement organiseert, maar een plaats of een gedeelte van een plaats in gebruik neemt of gaat gebruiken moet u een “melding brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” indienen als:

  1. u een verblijfsruimte aanbiedt om bedrijfsmatig een nachtverblijf aanbiedt of voor het verzorgen van nachtverblijf aan meer dan 10 personen
  2. u verzorging in een verblijfsruimte aanbiedt aan:
    - meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of
    - meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen.
  3. er meer dan 150 personen tegelijk aanwezig zijn in een verblijfsruimte op een plaats.

U hoeft geen melding brandveilig gebruik en basis hulpverlening overige plaatsen  in te dienen, als:

  1. de activiteit in een gebouw plaats vindt en hiervoor een melding brandveilig gebruik gebouwen is ingediend en;
  2. voor de activiteit een evenementenvergunning is vereist.

Vergunning aanvragen of melding doen?

De vergunning aanvragen of een melding doen kan op de Vergunningenchecker. Kies daar de activiteit die u wilt aanvragen, door op de tegel te klikken. Volg de vragen om te weten aan welke verplichtingen u moet voldoen.

Ga naar de Vergunningenchecker

Heeft u de Vergunningenchecker al gestart en ingevuld maar wilt u de aanvraag/melding wijzigen of aanvullen? Dat kan met de Vergunningintaker.

Ga naar de Vergunningintaker

Meer informatie over het organiseren van evenementen vind u op de website van de Veiligheidsregio Twente: www.vrtwente.nl. U vind er Informatie over het opstellen van een veiligheidsplan en richtlijnen en tips over specifieke thema's zoals beveiliging, brandveiligheid en EHBO.

 

Aan een melding 'klein evenement' en een ‘melding brand veilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ zijn geen kosten verbonden.

Vergunning

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning brengen wij kosten in rekening. De kosten zijn voor een

  • evenement categorie A € 75,00
  • evenement categorie B € 150,00
  • evenement categorie C € 300,00

Het kan zijn dat u voor uw evenement nog andere vergunningen of ontheffingen nodig heeft. Bijvoorbeeld voor de verkoop van zwak alcoholhoudende dranken, het afwijken van het bestemmingsplan, of een loterij. Er worden voor deze aanvragen ook leges berekend. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen.

Wanneer moet u de aanvraag of melding doen?

Valt uw evenement onder de melding klein evenement dan moet u minimaal 15 werkdagen voordat het evenement plaatsvindt de melding doen.

Afhankelijk van het soort evenement moet de aanvraag voor een evenementenvergunning minimaal acht (cat. A) of twaalf weken (cat. B en C) vóórdat het evenement plaatsvindt bij de gemeente zijn ingediend. Door aan het begin van het jaar een vooraankondiging te doen kunnen wij beoordelen in welke categorie uw evenement valt. Als u niet weet in welke categorie uw evenement valt adviseren wij u om de termijn van 12 weken aan te houden. Het resultaat? Een goed geregeld evenement. Als u uw aanvraag te laat indient, dan kan dat betekenen dat wij uw aanvraag niet behandelen. Wij hebben dan onvoldoende tijd voor een goede beoordeling van de aanvraag. Dit heeft tot gevolg dat uw evenement niet door kan gaan.

Een melding Brandveilig gebruik en Basishulpverlening moet minimaal 4 weken voor de activiteit worden ingediend. Naast het formulier hoort hier ook een situatieschets met noordpijl en maat- of schaalaanduiding van, in ieder geval, de objecten groter dan 25m2. Als de ruimte bestemd is voor meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig, moet het aantal personen vermeld worden en bevat de plattegrond per ruimte:

  • de voor personen beschikbare oppervlakte;
  • de gebruiksbestemming;
  • de opstelling van inventaris en van de in stands, kramen, schappen, podia met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
    1. brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
    2. vluchtroutes;
    3. draairichting van doorgangen (deuren);
    4. nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
    5. vluchtrouteaanduidingen;
    6. noodverlichting;
    7. brandblusvoorzieningen en
    8. brandweeringang.

Voorwaarden voor een klein evenement

Uw evenement is een klein evenement als u aan alle onderstaande voorwaarden voldoet:

  • Het aantal aanwezigen is niet meer dan 150 personen tegelijkertijd;
  • Het evenement vindt plaats tussen 7.00 uur en 24:00 uur;
  • Er wordt geen muziek ten gehore gebracht vóór 7:00 uur of na 23:30 uur, hierbij worden de geluidsniveaus 70 dB(A) en 80 dB(C) niet overschreden;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, een (brom)fietspad of vormt niet anderszins een belemmering voor het verkeer;
  • Er worden slechts kleine objecten met een maximale oppervlakte van 50 m² geplaatst zoals een luchtkussen, marktkraam, partytent of objecten van gelijksoortige omvang;
  • Er is een organisator;
  • De organisator heeft ten minste vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding gedaan.

Voldoet u aan bovenstaande voorwaarden? Dan bestempelen wij uw evenement als goed geregeld.

Alcoholhoudende dranken

Als u tijdens uw evenement zwak alcoholhoudende dranken schenkt buiten een horecagelegenheid met een drank- en horecavergunning, dan moet u een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet aanvragen. Ga naar de Vergunningenchecker: oldenzaal.vergunningen.info voor meer informatie

Reclame maken voor uw evenement

Wilt u voor uw evenement reclame maken in het openbaar gebied? Dan heeft u een aparte vergunning nodig. Ga naar de Vergunningenchecker: oldenzaal.vergunningen.info voor meer informatie.

Natuurbrandrisico

Denk bij het organiseren van een evenement ook aan eventueel brandgevaar. Op de website https://www.natuurbrandrisico.nl leest u actuele informatie over natuurbrandrisico’s.

Veiligheid objecten en constructies

Wilt u objecten plaatsen waarbij de constructieve veiligheid belangrijk is moeten er constructieve gegevens en statische berekeningen aangeleverd worden. Constructieve gegevens en statische berekeningen hoeven niet aangeleverd te worden bij:

  • een (party) tent kleiner dan 50 m2;
  • een springkussen of waterbak;
  • (markt) kramen of;
  • een podium waarvan de vloeroppervlakte minder is dan 75 m2, de hoogte minder dan 1 meter is en waarbij GEEN overkapping geplaatst wordt.

Lees ook de Algemene voorwaarden voor het plaatsen van objecten en constructies.

Brandveilig gebruik

Op de website van de overheid leest u de inhoud van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.

Een melding kunt u doen via de Vergunningenchecker: oldenzaal.vergunningen.info.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op via info@oldenzaal.nl of telefoon (0541) 58 81 11