Evenement organiseren, vergunning of melding

Een bruisend feest organiseren?

Oldenzalers zijn goed in het organiseren van bruisende en bourgondische feesten. Om evenementen goed te organiseren, is een goede voorbereiding nodig. Van locatie en uitnodiging tot drank en muziek. Ook is een evenement pas geslaagd als het goed en veilig verloopt. Daarom hoort het aanvragen van een evenementenvergunning of het melden van een klein evenement daar ook bij. Wij als gemeente helpen u hier graag bij.

Vergunning of melding

Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Dat kan zijn een braderie, hardloopwedstrijd of een straatfeest maar ook een kermis of een carnavalsoptocht. Wij onderscheiden twee verschillende soorten evenementen: vergunningplichtige evenementen en de melding klein evenement. Deze kennen elk een andere procedure.

Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Als u geen evenement of klein evenement organiseert, maar een plaats of een gedeelte van een plaats in gebruik neemt of gaat gebruiken moet u een “melding brandveilig gebruik en asishulpverlening overige plaatsen” indienen als:

  1. u een verblijfsruimte aanbiedt om bedrijfsmatig een nachtverblijf aanbiedt of voor het verzorgen van nachtverblijf aan meer dan 10 personen
  2. u verzorging in een verblijfsruimte aanbiedt aan:
    - meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of
    - meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen.
  3. er meer dan 150 personen tegelijk aanwezig zijn in een verblijfsruimte op een plaats.

U hoeft geen melding brandveilig gebruik en basis hulpverlening overige plaatsen  in te dienen, als:

  1. de activiteit in een gebouw plaats vindt en hiervoor een melding brandveilig gebruik gebouwen is ingediend en;
  2. voor de activiteit een evenementenvergunning is vereist.

Hoe vraagt u een vergunning aan?

Het aanvraagformulier voor een "melding evenementenvergunning", "melding klein evenement" of een "melding brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen" vindt u hieronder bij ‘Aanpak'. Heeft u liever een papieren exemplaar? Dan kunt u deze opvragen bij team Veiligheid (via info@oldenzaal.nl). Het ingevulde formulier mailt u naar info@oldenzaal.nl,

In veel gevallen moet u een evenementenvergunning aanvragen. In geval van kleinere evenementen kunt u met een melding volstaan. Hieronder kunt u de belangrijkste formulieren downloaden. Ook treft u hieronder een plattegrond aan van de Oldenzaalse binnenstad. Deze kunt u gebruiken voor de in het aanvraagformulier gevraagde situatietekening.

Een ingevuld formulier mailt u naar info@oldenzaal.nl, geeft u af bij de publieksbalie of verstuurt u per post naar de gemeente.

Meer informatie

Meer informatie over het organiseren van veilige evenementen vind u op de website www.vrtwente.nl. U vind er Informatie over het opstellen van een veiligheidsplan en richtlijnen en tips over specifieke thema's zoals beveiliging, brandveiligheid en EHBO.

Melding

Aan een melding 'klein evenement' zijn geen kosten verbonden. Ook san een melding ‘brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ zijn geen kosten verbonden.

Vergunning

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning brengen wij kosten in rekening. De kosten bedragen voor een

  • evenement categorie A € 75,00
  • evenement categorie B € 150,00
  • evenement categroei C € 300,00

Het kan zijn dat u voor uw evenement nog andere vergunningen of ontheffingen nodig heeft. Bijvoorbeeld in verband met de Drank- en Horecawet, het afwijken van het bestemmingsplan, de Wet op kansspelen of de Wegenverkeerswet. U betaalt ook een bedrag voor deze vergunningen. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen. Voor een ontheffing van de Drank- en Horecawet kijkt u onder het kopje ‘Bijzonderheden’.

Wanneer moet u de aanvraag of melding doen?

Valt uw evenement onder de melding klein evenement dan moet u minimaal 15 werkdagen voordat het evenement plaatsvindt de melding doen.

Afhankelijk van het soort evenement moet de aanvraag voor een evenementenvergunning minimaal acht (cat. A) of twaalf weken (cat. B en C) vóórdat het evenement plaatsvindt bij de gemeente zijn ingediend. Door aan het begin van het jaar een vooraankondiging te doen kunnen wij beoordelen in welke categorie uw evenement valt. Als u niet weet in welke categorie uw evenement valt adviseren wij u om de termijn van 12 weken aan te houden. Het resultaat? Een goed geregeld evenement. Als u uw aanvraag te laat indient, dan kan dat betekenen dat wij uw aanvraag niet behandelen. Wij hebben dan onvoldoende tijd voor een goede beoordeling van de aanvraag. Dit heeft tot gevolg dat uw evenement niet door kan gaan.

Een melding Brandveilig gebruik en Basishulpverlening moet minimaal 4 weken voor de activiteit worden ingediend. Naast het formulier hoort hier ook een situatieschets met noordpijl en maat- of schaalaanduiding van, in ieder geval, de objecten groter dan 25m2. Als de ruimte bestemd is voor meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig, moet het aantal personen vermeld worden en bevat de plattegrond per ruimte:

  • de voor personen beschikbare oppervlakte;
  • de gebruiksbestemming;
  • de opstelling van inventaris en van de in stands, kramen, schappen, podia met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
    1. brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
    2. vluchtroutes;
    3. draairichting van doorgangen (deuren);
    4. nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
    5. vluchtrouteaanduidingen;
    6. noodverlichting;
    7. brandblusvoorzieningen en
    8. brandweeringang.

Voorwaarden voor een klein evenement

Uw evenement is een klein evenement als u aan alle onderstaande voorwaarden voldoet:

  • Het aantal aanwezigen is niet meer dan 150 personen tegelijkertijd;
  • Het evenement vindt plaats tussen 7.00 uur en 24:00 uur;
  • Er wordt geen muziek ten gehore gebracht vóór 7:00 uur of na 23:30 uur, hierbij worden de geluidsniveaus 70 dB(A) en 80 dB(C) niet overschreden;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, een (brom)fietspad of vormt niet anderszins een belemmering voor het verkeer;
  • Er worden slechts kleine objecten met een maximale oppervlakte van 50 m² geplaatst zoals een luchtkussen, marktkraam, partytent of objecten van gelijksoortige omvang;
  • Er is een organisator;
  • De organisator heeft ten minste vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding gedaan.

Voldoet u aan bovenstaande voorwaarden? Dan bestempelen wij uw evenement als goed geregeld.

Alcoholische dranken

Als u tijdens uw evenement zwak-alcoholische dranken schenkt buiten een horecagelegenheid met een drank- en horecavergunning, dan moet u een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet aanvragen.

Reclame maken voor uw evenement

Wilt u voor uw evenement reclame maken in het openbaar gebied? Dan heeft u een aparte vergunning nodig. Meer informatie hierover kunt u vinden bij het onderwerp 'spandoeken, aankondigingsborden'.

Natuurbrandrisico

Denk bij het organiseren van een evenement ook aan eventueel brandgevaar. Op de website https://www.natuurbrandrisico.nl leest u actuele informatie over natuurbrandrisico’s.

Veiligheid objecten en constructies

Wilt u objecten plaatsen waarbij de constructieve veiligheid belangrijk is moeten er constructieve gegevens en statische berekeningen aangeleverd worden. Constructieve gegevens en statische berekeningen hoeven niet aangeleverd te worden bij:

  • Een (party) tent kleiner dan 50 m2;
  • Een springkussen of waterbak;
  • (markt) kramen of;
  • Een podium waarvan de hoogte minder dan 1 meter is en waarbij GEEN overkapping geplaatst wordt.

Algemene voorwaarden voor het plaatsen van objecten en constructies

Brandveilig gebruik

Op de website van de overheid leest u de inhoud van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op via info@oldenzaal.nl of telefoon (0541) 58 81 11